Dosen Universitas BSI Ajarkan Pengelolaan dan Surat-Menyurat Pada Pusat Kegiatan Belajar Masyarakat (PKBM)
Tangerang, BSINews – Dalam pelaksanaan berorganisasi diperlukan tingkat keahlian dan keterampilan serta pengetahuan dalam surat-menyurat yang baik untuk keperluan kegiatan organisasi Pusat Kegiatan Belajar Masyarakat (PKBM), meskipun kegiatan surat-menyurat sudah manusia lakukan sejak berabad-abad yang lalu.
Berangkat dari hal tersebut, dalam memenuhi kewajiban Tri Dharma Perguruan Tinggi, sekumpulan dosen dari Universitas BSI (Bina Sarana Informatika) yang beranggotakan Indra Prana, Roy Irawan, Darma Wijaya, Intan Kusuma Dewi dan beberapa mahasiswa yaitu Rama Ariyanto, Desman Suryadi, Putri Sulistioningsih merasa bertanggung jawab atas kelancaran proses pengabdian masyarakat di PKBM Praja Mandiri.
Pengabdian masyarakat yang berfokus pada cara pengelolaan dan surat-menyurat yang baik dengan menggunakan Microsoft Word ini dilaksanakan di Taman Kutabumi Blok D10 No. 34 Kutabumi, Pasar Kemis, Tangerang, Banten, Sabtu (9/10).
Baca juga: Pengelolaan Surat Menggunakan Mail Merge Microsoft Word
Pelatihan Pengelolaan dan Surat-Menyurat
Indra mengatakan, Sepertinya ini bukanlah hal yang susah untuk dilakukan, khususnya di era perkembangan teknologi saat ini. Menulis surat non formal untuk kepentingan pribadi memanglah mudah.
“Tapi beda ceritanya dengan kegiatan surat-menyurat formal di organisasi atau instansi yang besar serta untuk keperluan organisasi. Bukan perkara pembuatan atau penulisannya, melainkan proses pencatat surat yang membutuhkan proses lama dan bertingkat,” tutur Indra, Sabtu (9/10).
Ia memaparkan, oleh karna itu dibutuhkan sebuah solusi sistem pencatat surat secara digital untuk dapat membantu proses pencatatan dan pencarian berkas surat dengan cepat dan tepat.
“Selain mempercepat proses pencatatan dan pencarian, digitalisasi pada sistem persuratan juga relatif lebih aman, serta terhindar dari kerusakan dan kehilangan berkas surat. Pencatatan surat secara digital juga memudahkan instansi dalam membuat rekap data atau audit dikemudian hari,” pungkasnya.
Ia menjelaskan, tujuan utama pencatatan surat sesungguhnya adalah memberikan penomoran agar masing-masing surat terdokumentasi dan tersimpan dengan rapi sebelum diproses lebih lanjut.
Baca juga: Dosen Universitas BSI Beri Pelatihan Buat Surat Digital
“Pencatatan ini juga memudahkan instansi melakukan pengawasan dan pelacakan surat-surat yang tersimpan secara lebih mudah. Pencatatan surat sendiri sangat penting untuk dilakukan karena dapat digunakan untuk mengetahui volume surat yang masuk dalam kurun waktu harian, mingguan, bulanan, bahkan juga tahunan,” bebernya.
Lebih lanjut, namun sayangnya hingga kini masih banyak instansi yang melakukan pencatatan surat secara manual hanya dengan menggunakan pulpen dan buku agenda. Pencatatan surat masuk maupun surat keluar yang hanya dicatat pada buku agenda kemungkinan besar dapat menyebabkan data terselip dan terduplikasi.
“Pencatatan surat secara manual juga akan memakan waktu yang cukup lama untuk mencari berkas surat. Selain itu penyimpanan dokumen fisik juga dapat memungkinkan terjadinya kerusakan dan kehilangan berkas surat, serta sulitnya dalam membuat laporan data surat,” tukasnya.(ACH)
