Shadow IT Mengintai Sistem Keuangan Perusahaan, Mahasiswa UBSI Kampus Cikampek Perlu Pahami Tantangannya

By Indari Krisnayanti On Mar 11, 2026

BSINews, Cikampek — Transformasi digital mendorong perusahaan untuk semakin mengandalkan teknologi dalam menjalankan operasional bisnis, termasuk dalam pengelolaan keuangan. Dalam konteks ini, Sistem Informasi Akuntansi (SIA) menjadi komponen penting untuk memastikan setiap transaksi tercatat secara sistematis, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan. Topik ini juga menjadi salah satu kajian penting bagi mahasiswa Universitas Bina Sarana Informatika (UBSI) kampus Cikampek dalam memahami perkembangan teknologi di bidang akuntansi dan bisnis.

Shadow IT dan Sistem Informasi Akuntansi: Tantangan Baru Pengelolaan Keuangan di Era Digital

Namun dalam praktiknya, pengelolaan keuangan perusahaan tidak selalu berjalan sepenuhnya melalui sistem resmi. Muncul fenomena yang dikenal sebagai Shadow IT, yaitu penggunaan perangkat lunak atau aplikasi teknologi oleh karyawan atau departemen tertentu tanpa persetujuan atau pengawasan dari divisi teknologi informasi.

Fenomena ini sering kali terjadi tanpa disadari. Untuk mempercepat pekerjaan, beberapa karyawan menggunakan aplikasi tambahan seperti spreadsheet pribadi, aplikasi keuangan berbasis cloud, atau perangkat lunak manajemen proyek di luar sistem resmi perusahaan. Meski terlihat praktis, praktik tersebut dapat menimbulkan tantangan serius bagi integritas sistem keuangan organisasi.

Data Keuangan Berpotensi Terfragmentasi

Pada dasarnya, SIA dirancang sebagai pusat pengelolaan data keuangan perusahaan. Semua transaksi—mulai dari pembelian, penjualan, pengeluaran operasional hingga penyusunan laporan keuangan—seharusnya terintegrasi dalam satu sistem yang terpusat.

Namun dalam banyak organisasi, kebutuhan operasional yang cepat sering mendorong tim tertentu menggunakan solusi alternatif di luar sistem resmi. Misalnya, tim pemasaran menggunakan aplikasi manajemen anggaran sendiri, sementara tim proyek mencatat biaya operasional melalui spreadsheet yang tidak terhubung dengan sistem akuntansi perusahaan.

Akibatnya, data keuangan menjadi terfragmentasi. Informasi yang seharusnya tersentralisasi justru tersebar di berbagai aplikasi dan file yang berbeda.

Risiko bagi Sistem Keuangan Perusahaan

Keberadaan Shadow IT dalam pengelolaan keuangan bukan sekadar persoalan teknis, tetapi juga dapat menimbulkan risiko strategis bagi perusahaan.

Pertama, fragmentasi data berpotensi menyebabkan ketidaksinkronan informasi. Angka yang tercatat dalam sistem akuntansi resmi bisa saja berbeda dengan catatan yang digunakan oleh departemen tertentu. Ketika laporan keuangan disusun, perbedaan ini dapat memicu kebingungan bahkan kesalahan pelaporan.

Kedua, penggunaan aplikasi tidak resmi dapat melemahkan kontrol internal perusahaan. Sistem resmi biasanya dilengkapi dengan mekanisme otorisasi, audit trail, serta pembatasan akses. Sementara itu, aplikasi yang digunakan secara mandiri oleh karyawan sering kali tidak memiliki kontrol keamanan yang memadai.

Ketiga, penggunaan sistem yang tidak terintegrasi dapat memperlambat proses audit. Auditor membutuhkan akses terhadap data yang konsisten dan terdokumentasi dengan baik. Jika data tersebar di berbagai platform, proses verifikasi akan menjadi lebih kompleks.

Mengapa Shadow IT Tetap Muncul?

Meski memiliki berbagai risiko, fenomena Shadow IT tetap banyak ditemukan di berbagai organisasi. Salah satu penyebabnya adalah keterbatasan fleksibilitas sistem resmi. Sistem akuntansi yang terlalu kaku atau sulit digunakan sering mendorong karyawan mencari solusi alternatif yang lebih cepat dan praktis.

Selain itu, perkembangan teknologi berbasis cloud membuat siapa pun dapat dengan mudah mengadopsi aplikasi baru tanpa harus melalui proses persetujuan organisasi yang panjang.

Faktor lain yang turut memicu fenomena ini adalah kurangnya komunikasi antara divisi teknologi informasi dan pengguna bisnis. Ketika kebutuhan operasional di lapangan tidak dipahami secara optimal oleh tim teknologi, pengguna cenderung mencari solusi sendiri.

Mengelola Shadow IT Secara Strategis

Alih-alih hanya melarang penggunaan aplikasi di luar sistem resmi, perusahaan perlu mengelola fenomena Shadow IT secara lebih strategis.

Langkah pertama adalah melakukan pemetaan terhadap berbagai aplikasi yang telah digunakan oleh departemen di dalam organisasi. Dengan memahami alat yang digunakan karyawan, perusahaan dapat mengidentifikasi potensi risiko sekaligus peluang integrasi.

Langkah berikutnya adalah meningkatkan fleksibilitas Sistem Informasi Akuntansi. Sistem yang mampu terintegrasi dengan berbagai aplikasi melalui Application Programming Interface (API) atau platform integrasi akan lebih mudah menyesuaikan kebutuhan operasional.

Selain itu, perusahaan juga perlu meningkatkan literasi digital serta kesadaran keamanan data di kalangan karyawan. Banyak pengguna tidak menyadari bahwa penggunaan aplikasi tidak resmi dapat berdampak pada keamanan serta keakuratan data perusahaan.

Kolaborasi antara divisi TI, keuangan, dan departemen operasional juga menjadi faktor penting. Dengan komunikasi yang baik, kebutuhan bisnis dapat dipenuhi tanpa harus mengorbankan integritas sistem keuangan.

Relevansi bagi Mahasiswa

Bagi mahasiswa, khususnya yang mempelajari bidang akuntansi, manajemen, maupun sistem informasi, memahami fenomena Shadow IT menjadi penting sebagai bekal menghadapi dunia kerja yang semakin terdigitalisasi. Mahasiswa UBSI kampus Cikampek didorong untuk memahami bagaimana teknologi informasi dapat memengaruhi pengelolaan data keuangan dalam sebuah organisasi.

Dengan pemahaman tersebut, lulusan tidak hanya mampu mengoperasikan sistem akuntansi, tetapi juga memiliki perspektif strategis dalam mengelola integrasi teknologi dan keamanan data perusahaan.

Tantangan Sistem Keuangan di Era Digital

Fenomena Shadow IT menunjukkan bahwa transformasi digital dalam organisasi tidak selalu berjalan secara terpusat. Inovasi sering kali muncul dari kebutuhan praktis di lapangan. Namun tanpa pengelolaan yang tepat, inovasi tersebut justru dapat menciptakan kompleksitas baru dalam pengelolaan data keuangan.

Karena itu, tantangan bagi organisasi modern tidak hanya membangun Sistem Informasi Akuntansi yang canggih, tetapi juga memastikan seluruh ekosistem teknologi perusahaan dapat bekerja secara terintegrasi.

Dengan pendekatan yang adaptif dan kolaboratif, perusahaan dapat mengubah Shadow IT dari potensi risiko menjadi sumber wawasan untuk mengembangkan sistem yang lebih responsif terhadap kebutuhan bisnis. Pada akhirnya, sistem keuangan yang terintegrasi tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga memperkuat transparansi dan akuntabilitas organisasi di era digital. (Indari)