BSINews, Jakarta – Transformasi digital dalam pengelolaan arsip menjadi kebutuhan mendesak seiring meningkatnya tuntutan efisiensi dan kecepatan kerja di berbagai sektor. Hal tersebut disampaikan Jordy Lasmana Putra, dosen Informatika Universitas Bina Sarana Informatika (UBSI) saat menjadi pemateri dalam pelatihan Optimalisasi Pengelolaan Arsip Digital yang diselenggarakan di Mahaka Institute pada 22–23 Januari 2026.
Dosen Informatika UBSI Dorong Profesional Terapkan Pengelolaan Arsip Digital
Pelatihan ini diikuti oleh kalangan profesional dari berbagai sektor dan bertujuan memberikan pemahaman serta keterampilan praktis dalam mengelola arsip digital secara terstruktur, aman, dan berkelanjutan. Jordy menjelaskan bahwa masih banyak institusi yang mengandalkan sistem arsip manual, sehingga kerap menghadapi kendala pencarian dokumen, risiko kehilangan data, serta proses administrasi yang tidak efisien.
“Pengelolaan arsip digital bukan sekadar memindahkan dokumen fisik ke dalam bentuk file. Yang terpenting adalah membangun sistem arsip yang terstruktur, mudah diakses, dan aman agar dapat mendukung efisiensi kerja serta pengambilan keputusan,” ujarnya, dari keterangan rilis yang diterima di Jakarta pada Senin (26/1).
Pada hari pertama, peserta dibekali pemahaman dasar mengenai konsep arsip digital, perbandingan antara sistem arsip manual dan digital, serta praktik teknis digitalisasi dokumen melalui proses pemindaian dan konversi file. Peserta juga mempelajari strategi penamaan file, pengelompokan dokumen, hingga pemanfaatan platform no-code AppSheet yang terintegrasi dengan Google Drive dan Google Spreadsheet sebagai media penyimpanan berbasis cloud.
Memasuki hari kedua, pelatihan difokuskan pada implementasi aplikasi arsip digital dan aspek keamanan data. Peserta mempraktikkan perancangan struktur basis data, pembuatan fitur CRUD (Create, Read, Update, Delete), sistem pencarian dan filter dokumen, serta penyusunan laporan otomatis dalam format PDF dan Excel.
Aspek keamanan data juga menjadi perhatian utama, meliputi pengaturan hak akses pengguna, strategi mitigasi risiko keamanan siber, serta penerapan sistem pencadangan data secara berkala. Menurut Jordy, tanpa pengelolaan akses dan sistem backup yang baik, arsip digital justru berpotensi menimbulkan risiko baru, seperti kebocoran atau kehilangan data penting.
Baca juga : Bukan Sekadar Mengajar, Inilah Alasan Dosen Wajib Menghidupkan Penelitian dan Pengabdian
Jordy menegaskan bahwa kegiatan ini sejalan dengan peran UBSI sebagai Kampus Digital Kreatif dalam mendukung peningkatan kompetensi digital masyarakat. Melalui dosen-dosennya, UBSI terus mendorong penerapan teknologi informasi yang relevan dan berdampak langsung bagi dunia profesional.
Melalui pelatihan ini, para peserta diharapkan mampu mengimplementasikan sistem pengelolaan arsip digital yang lebih efisien, aman, dan berkelanjutan guna mendukung kinerja organisasi di era transformasi digital. (Alisa)
