Mahasiswa UBSI Kembangkan Sistem Informasi Layanan Surat Berbasis Web untuk Tingkatkan Pelayanan Kelurahan
BSINews, Jakarta — Universitas Bina Sarana Informatika (UBSI) sebagai Kampus Digital Kreatif kembali menunjukkan komitmennya dalam mendukung transformasi digital pelayanan publik. Pada Senin (29/6). Tiga mahasiswa Transfer Program Studi Sistem Informasi UBSI Kampus Kramat Jati berhasil merancang, mengembangkan, dan menyerahkan Sistem Informasi Otomatisasi Layanan Surat dan Arsip Digital Berbasis Web kepada Kantor Kelurahan Kembaran Kulon, Kabupaten Purbalingga, sebagai implementasi tugas akhir (skripsi).
Mahasiswa UBSI Kembangkan Sistem Informasi Layanan Surat Berbasis Web untuk Tingkatkan Pelayanan Kelurahan
Aplikasi tersebut dikembangkan oleh Muhammad Syafiq Tamami, Amalia Zannati, dan Kukuh Widiyanto sebagai solusi atas berbagai kendala administrasi yang selama ini masih dilakukan secara manual. Berdasarkan hasil observasi lapangan, proses pelayanan surat-menyurat masih mengandalkan Microsoft Word serta pengarsipan dokumen fisik, sehingga berpotensi menimbulkan kesalahan pencatatan, memperlambat pelayanan, dan menyulitkan pencarian arsip.
Melalui sistem berbasis web yang dikembangkan, proses administrasi kini dapat dilakukan secara lebih cepat dan terintegrasi. Berbagai fitur disediakan, mulai dari pembuatan surat otomatis melalui autofill data penduduk berdasarkan Nomor Induk Kependudukan (NIK), pengelolaan surat masuk dan surat keluar, persetujuan surat oleh lurah, pencetakan dokumen dalam format PDF, pengarsipan digital, pengelolaan data masyarakat, manajemen hak akses pengguna, hingga sistem antrean pelayanan.
Dalam kegiatan presentasi yang berlangsung di Aula Kantor Kelurahan Kembaran Kulon, tim mahasiswa mendemonstrasikan secara langsung penggunaan aplikasi kepada lurah beserta seluruh perangkat kelurahan. Antarmuka yang sederhana membuat sistem mudah dipahami sehingga diharapkan dapat segera diimplementasikan dalam pelayanan sehari-hari.
Kegiatan kemudian dilanjutkan dengan penandatanganan Berita Acara Serah Terima (BAST) sebagai simbol implementasi hasil penelitian mahasiswa sekaligus bentuk kontribusi nyata UBSI kepada masyarakat melalui inovasi teknologi.
Lurah Kelurahan Kembaran Kulon, Joko Priyanto, menyampaikan apresiasi atas inovasi yang dihadirkan mahasiswa UBSI. Menurutnya, sistem tersebut menjadi langkah awal dalam modernisasi tata kelola administrasi di lingkungan kelurahan.
“Kami mengapresiasi inovasi yang dikembangkan oleh mahasiswa UBSI. Sistem ini sangat membantu dalam meningkatkan efisiensi pelayanan administrasi, mempermudah pengelolaan arsip, serta memberikan kemudahan bagi aparatur kelurahan dalam melayani masyarakat secara lebih cepat, akurat, dan transparan,” ujarnya dalam keterangan rilis yang diterima di Jakarta Senin (29/6).
Baca Juga : Canggih ! Mahasiswa Universitas BSI Ciptakan Aplikasi Sistem Disposisi dan Surat Menyurat Berbasis Web
Keberhasilan implementasi sistem ini menunjukkan bahwa penelitian akademik tidak hanya menghasilkan luaran ilmiah, tetapi juga mampu menghadirkan solusi yang aplikatif terhadap kebutuhan masyarakat. Melalui program skripsi berbasis riset terapan, UBSI terus mendorong mahasiswa untuk menciptakan inovasi yang memberikan dampak nyata bagi instansi pemerintah maupun sektor lainnya.
Selain menjadi bentuk implementasi Tri Dharma Perguruan Tinggi, penerapan sistem ini juga diharapkan dapat menjadi referensi bagi kelurahan maupun desa lain dalam mengembangkan pelayanan administrasi berbasis digital. Dengan demikian, UBSI terus memperkuat perannya sebagai perguruan tinggi yang aktif berkontribusi dalam mendukung transformasi digital pelayanan publik di Indonesia. (Safika)
