Digitalisasi Pengelolaan Peralatan Investigasi, Sistem Informasi Berbasis Web Dukung Kinerja KNKT
BSINews, Jakarta — Pemanfaatan teknologi informasi terus berkembang dalam mendukung tata kelola instansi pemerintah, termasuk dalam pengelolaan peralatan investigasi. Melalui karya tugas akhir mahasiswa Program Studi Sistem Informasi, Universitas Bina Sarana Informatika (UBSI) sebagai Kampus Digital Kreatif menghadirkan Sistem Informasi Manajemen Peralatan Investigasi berbasis web yang dikembangkan untuk mendukung kebutuhan Komite Nasional Keselamatan Transportasi (KNKT) Pada Sabtu (18/7).
Digitalisasi Pengelolaan Peralatan Investigasi, Sistem Informasi Berbasis Web Dukung Kinerja KNKT
Sistem tersebut dikembangkan oleh Gustaf Fathhur Rohman, mahasiswa tingkat akhir Program Studi Sistem Informasi UBSI, dengan bimbingan Ade Suryadi dan Andi Diah Kuswanto. Aplikasi ini dirancang untuk membantu KNKT dalam mengelola berbagai proses terkait peralatan investigasi, mulai dari pengajuan, pendistribusian, peminjaman, hingga pencatatan pengembalian secara lebih terstruktur dan terintegrasi.
Pengembangan sistem dilatarbelakangi oleh proses pengelolaan peralatan investigasi yang sebelumnya masih mengandalkan pencatatan menggunakan lembar kerja Microsoft Excel. Kondisi tersebut menimbulkan sejumlah kendala, terutama ketika data stok pada dokumen tidak sesuai dengan kondisi fisik peralatan yang tersedia di gudang. Situasi ini dapat menjadi tantangan ketika investigasi kecelakaan transportasi membutuhkan respons cepat, termasuk saat kegiatan berlangsung di luar hari kerja.
Menjawab kebutuhan tersebut, sistem dikembangkan menggunakan framework CodeIgniter 4, bahasa pemrograman PHP 8.2, dan basis data MySQL dengan metode pengembangan perangkat lunak Waterfall. Sistem ini mengelola dua kategori peralatan investigasi, yaitu Personal Protective Equipment (PPE), seperti helm, sarung tangan, dan sepatu keselamatan, serta Permanent Investigation Equipment (PIE), seperti kamera, alat ukur, dan GPS yang berstatus sebagai Barang Milik Negara (BMN).
Untuk mendukung akuntabilitas pengelolaan peralatan, sistem menerapkan empat level pengguna dengan kewenangan yang berbeda, yaitu Admin, Kasubkom, Ketua Tim Dukungan Prasarana Sarana, serta Anggota Tim Dukungan Prasarana Sarana. Proses pengajuan dan peminjaman dilakukan melalui mekanisme persetujuan berjenjang, mulai dari pengajuan, persetujuan, penyiapan dan distribusi peralatan, konfirmasi penerimaan, hingga proses pengembalian yang secara otomatis memperbarui data stok.
Salah satu fitur yang menjadi keunggulan sistem adalah adanya peringatan otomatis ketika jumlah stok peralatan berada di bawah batas minimum. Fitur tersebut membantu pihak terkait mengidentifikasi kebutuhan pengadaan peralatan lebih awal. Selain itu, sistem juga menyediakan laporan inventaris dan penggunaan peralatan yang dapat diekspor ke dalam format PDF maupun Excel sehingga proses pelaporan dapat dilakukan secara lebih cepat, akurat, dan terstruktur.
Gustaf Fathhur Rohman mengatakan bahwa sistem tersebut dikembangkan berdasarkan kebutuhan pengelolaan peralatan investigasi yang membutuhkan data akurat dan dapat dipantau dengan lebih mudah.
“Saya berharap sistem ini dapat membantu proses pengelolaan peralatan investigasi menjadi lebih terstruktur dan akurat. Dengan adanya sistem berbasis web, data peralatan dapat dipantau dengan lebih mudah sehingga dapat mendukung kebutuhan investigator ketika harus melakukan penanganan investigasi secara cepat,” ujar Gustaf dalam keterangan rilis yang diterima di Jakarta Sabtu (18/7).
Seluruh fungsi utama sistem, mulai dari proses login dan logout, pengaturan hak akses pengguna, pengelolaan data peralatan PPE dan PIE, pengajuan, peminjaman, pengembalian, hingga pembuatan dan ekspor laporan telah melalui pengujian menggunakan metode Black Box Testing. Hasil pengujian menunjukkan bahwa seluruh fungsi sistem dapat berjalan sesuai dengan kebutuhan yang telah dirancang.
Ke depan, sistem tersebut masih dapat dikembangkan melalui penambahan sejumlah fitur, seperti notifikasi otomatis kepada pengguna terkait, pencadangan basis data secara rutin dan terjadwal, serta fitur pembuatan Nota Dinas secara otomatis. Pengembangan lanjutan tersebut diharapkan dapat semakin meningkatkan efektivitas pengelolaan peralatan dan mendukung kebutuhan operasional di lingkungan KNKT.
Melalui pengembangan Sistem Informasi Manajemen Peralatan Investigasi ini, karya mahasiswa tidak hanya menjadi bagian dari penyelesaian tugas akhir, tetapi juga dapat memberikan solusi teknologi yang aplikatif bagi kebutuhan instansi. Sebagai Kampus Digital Kreatif, UBSI terus mendorong mahasiswa untuk menghasilkan inovasi yang relevan dengan kebutuhan dunia kerja dan mampu memberikan manfaat nyata bagi masyarakat maupun mitra institusi. (Safika)
