BSINews, Depok — Kebutuhan terhadap pengelolaan layanan yang cepat dan akurat menjadi tantangan penting bagi perusahaan penyedia infrastruktur teknologi. Menjawab kebutuhan tersebut, mahasiswa Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknik dan Informatika, Universitas Bina Sarana Informatika (UBSI) sebagai Kampus Digital Kreatif berhasil mengimplementasikan Sistem Informasi Manajemen Reminder Layanan (SIMARLA) di PT Lintas Media Danawa pada Kamis (25/6).
Cegah Downtime Layanan, Sistem SIMARLA Bantu Otomatisasi Reminder di PT Lintas Media Danawa
Sistem ini dikembangkan oleh Matius Dimas Prasetia dan Anugrah Akbar Riyadi sebagai implementasi hasil skripsi yang dirancang untuk membantu perusahaan mengotomatisasi pemantauan masa aktif berbagai layanan sekaligus memberikan pengingat sebelum masa layanan berakhir. Kehadiran SIMARLA diharapkan dapat membantu PT Lintas Media Danawa mencegah risiko downtime yang dapat terjadi akibat keterlambatan proses perpanjangan layanan.
Sebelum sistem diterapkan, pemantauan masa aktif layanan dan pengelolaan dokumen Purchase Order (PO) pelanggan masih dilakukan secara manual menggunakan spreadsheet Microsoft Excel. Kondisi tersebut membuat proses rekonsiliasi data membutuhkan waktu lebih lama dan berpotensi menimbulkan kesalahan pencatatan maupun keterlambatan dalam mengetahui batas waktu perpanjangan layanan.
PT Lintas Media Danawa sendiri mengelola berbagai layanan digital dan infrastruktur teknologi bagi sejumlah entitas bisnis, seperti domain, Secure Socket Layer (SSL), hosting, hingga colocation. Dengan banyaknya layanan yang harus dipantau, sistem pengelolaan yang terpusat diperlukan agar setiap informasi masa aktif dapat dipantau secara lebih terstruktur dan akurat.
Melalui SIMARLA, berbagai data administratif dapat diintegrasikan dalam satu basis data terpusat. Informasi yang dikelola mencakup data perusahaan induk atau Parent Company, pengguna akhir atau End User, dokumen kontrak, hingga rincian layanan teknis yang dimiliki pelanggan.
Salah satu fitur utama sistem ini adalah mekanisme pengingat otomatis berbasis waktu. Sistem dapat mengirimkan notifikasi melalui email pada beberapa tahapan sebelum masa layanan berakhir, yaitu H-90, H-60, H-30, H-14, dan H-7. Dengan mekanisme tersebut, staf operasional tidak perlu melakukan pengecekan dokumen secara manual secara berulang untuk mengetahui layanan yang mendekati batas waktu perpanjangan.
Sistem juga dilengkapi fitur auto-retry yang memungkinkan proses pengiriman notifikasi diulang secara otomatis apabila terjadi kegagalan jaringan. Fitur tersebut dirancang untuk meningkatkan keandalan sistem dalam memastikan informasi pengingat dapat tersampaikan kepada pihak terkait.
Matius Dimas Prasetia menyampaikan bahwa pengembangan SIMARLA dilakukan berdasarkan kebutuhan nyata yang ditemukan di lingkungan perusahaan.
“Kami merancang SIMARLA untuk membantu perusahaan mengelola masa aktif layanan secara lebih terstruktur dan mengurangi risiko terlewatnya jadwal perpanjangan. Dengan adanya sistem reminder otomatis, staf dapat lebih fokus pada pekerjaan operasional lainnya tanpa harus melakukan pengecekan data secara manual berulang kali,” ujarnya dalam keterangan rilis yang diterima di Depok Kamis (25/6).
Baca Juga : AI dan Otomatisasi di Perpustakaan: Revolusi atau Ancaman?
Dalam proses pengembangannya, SIMARLA menggunakan framework PHP Laravel dengan arsitektur Model-View-Controller (MVC), basis data MariaDB, serta Tailwind CSS untuk mendukung tampilan antarmuka sistem. Pengembangan sistem menerapkan metodologi Agile Scrum yang dilakukan melalui empat sprint agar sistem dapat menyesuaikan dengan kebutuhan dan perubahan fungsional dari pihak manajemen.
Dari sisi keamanan, sistem menerapkan Role-Based Access Control (RBAC) untuk mengatur hak akses berdasarkan peran pengguna. Sebelum diterapkan pada server produksi berbasis Ubuntu, sistem juga telah melalui pengujian menggunakan metode Black Box Testing untuk memastikan fungsi utama berjalan sesuai dengan kebutuhan yang telah ditentukan.
Pengembangan SIMARLA dilakukan dengan arahan Dosen Pembimbing I, Verry Riyanto, dan Dosen Pembimbing II, Ahmad Sinnun. Ke depan, PT Lintas Media Danawa juga merencanakan pengembangan lanjutan agar sistem reminder dapat terintegrasi dengan berbagai aplikasi pesan instan berbasis teks, termasuk WhatsApp.
Sebagai Kampus Digital Kreatif, UBSI terus mendorong mahasiswa untuk menghasilkan karya inovatif yang tidak hanya menjadi bagian dari proses akademik, tetapi juga mampu menjawab kebutuhan nyata dunia industri. Implementasi SIMARLA menjadi salah satu bukti bahwa kolaborasi antara perguruan tinggi dan dunia usaha dapat menghadirkan solusi digital yang aplikatif, efektif, dan berkelanjutan. (Safika)
