BSINews, Yogyakarta – Inovasi digital kembali lahir dari mahasiswa Universitas Bina Sarana Informatika (UBSI) kampus Yogyakarta. UBSI sebagai Kampus Digital Kreatif, terus mendorong lahirnya solusi teknologi yang aplikatif dan berdampak langsung bagi masyarakat. Kali ini, mahasiswa Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknik dan Informatika, mengembangkan platform berbasis web bernama E-SKATA untuk mempermudah pengelolaan surat dan arsip administrasi organisasi Karang Taruna.
E-SKATA Jadi Solusi Administrasi Modern, Cepat, dan Terstruktur
Pengembangan E-SKATA merupakan bagian dari mata kuliah Proyek Sistem Informasi yang dikerjakan pada 2025. Inovasi ini berangkat dari permasalahan administrasi surat di lingkungan Karang Taruna yang masih dilakukan secara manual. Proses tersebut kerap menimbulkan kendala, mulai dari kesalahan penomoran, perbedaan format dokumen, pembuatan surat yang memakan waktu, hingga kesulitan dalam pencarian arsip lama.
Proyek ini digarap oleh tim mahasiswa yang dipimpin Owen Rahadian Rafi Pualam bersama Faiz Aji Nugroho, Ilham Bagaskara, Illona Reva Auryn, dan Nugroho Nurjati Saputro. Selama kurang lebih tiga bulan, tim menjalani tahapan pengembangan secara sistematis, mulai dari analisis kebutuhan pengguna, perancangan sistem, pembangunan aplikasi, hingga uji coba langsung bersama mitra dari Karang Taruna.
Fitur Unggulan dan Kemudahan Akses
E-SKATA dirancang sebagai platform yang mampu membuat pengelolaan surat menjadi lebih rapi dan terstruktur. Fitur unggulan yang tersedia meliputi template surat terstandar, pembuatan surat otomatis, penomoran surat otomatis, serta penyimpanan arsip dalam satu sistem terpusat. Karena berbasis web, sistem ini dapat diakses melalui komputer atau laptop yang terhubung dengan internet.
Hasil uji coba menunjukkan bahwa E-SKATA efektif dalam mempercepat proses administrasi, menata arsip secara sistematis, serta meminimalkan risiko kehilangan dokumen. Ketua Karang Taruna Mayungan 2, Riski Cahyadi, menyampaikan apresiasi terhadap inovasi tersebut.
“E-SKATA sangat membantu kami dalam mengelola administrasi. Proses pembuatan surat menjadi lebih cepat dan arsip tersimpan lebih rapi,” ujar Riski dalam rilis yang diterima pada Rabu (25/2) di Pontianak.
Kaprodi Sistem Informasi Kampus Kota Yogyakarta, Sriyadi, menilai karya mahasiswa ini menunjukkan kompetensi yang relevan dengan kebutuhan masyarakat.
“Mahasiswa mampu menerapkan ilmu yang dipelajari di kelas untuk menjawab permasalahan nyata di lapangan. Ini menjadi bukti bahwa pembelajaran berbasis proyek berjalan efektif,” kata Sriyadi.
Baca juga: Kejar Akreditasi Unggul, Prodi Perhotelan UBSI Kampus Yogyakarta Karantina Dosen
Dosen pengampu mata kuliah Proyek Sistem Informasi, Annida Purnamawati, menambahkan bahwa proyek ini merupakan implementasi langsung dari kompetensi analisis dan perancangan sistem.
“Mahasiswa tidak hanya memahami teori, tetapi juga mampu membangun sistem yang sesuai kebutuhan pengguna,” jelas Annida.
UBSI sebagai Kampus Digital Kreatif berkomitmen mendorong mahasiswa untuk terus berinovasi dan menghasilkan karya yang bermanfaat bagi masyarakat. Melalui E-SKATA, mahasiswa UBSI kampus Yogyakarta berharap solusi ini dapat menjadi langkah awal transformasi administrasi digital bagi organisasi kepemudaan, sehingga tata kelola menjadi lebih tertib, efisien, dan berkelanjutan.(Tiara Sari)
