BSINews, Jakarta – Di era serba digital, urusan administrasi tidak lagi harus identik dengan tumpukan map, kertas yang terselip, atau dokumen yang baru dicari ketika dibutuhkan lalu mendadak hilang seperti mantan yang ghosting. Pengelolaan data kini perlu dibuat lebih rapi, mudah diakses, dan aman agar aktivitas organisasi berjalan lebih efektif.
Berangkat dari kebutuhan tersebut, Universitas Bina Sarana Informatika (UBSI) kembali melaksanakan kegiatan Pengabdian Masyarakat (PM) sebagai bagian dari implementasi Tri Dharma Perguruan Tinggi.
Kegiatan ini mengangkat tema “Peningkatan Kompetensi Digital Kelompok PKK RW 01 Kelurahan Cibubur melalui Pelatihan Pembuatan Bank Data Berbasis Google Drive” yang digelar di Aula Kelurahan Cibubur, Ciracas, Jakarta Timur pada Sabtu (9/5) pukul 13.00 hingga 16.00 WIB.
Baca juga: Kolaborasi UBSI dan P4 Jakarta Barat Siapkan Generasi SMK Melek Data Digital
Pelatihan ini diikuti oleh 18 peserta dari target 20 peserta yang merupakan pengurus dan anggota Kelompok PKK RW 01 Kelurahan Cibubur. Kegiatan tersebut bertujuan meningkatkan kemampuan peserta dalam mengelola data, arsip, dan dokumentasi kegiatan PKK secara digital menggunakan Google Drive.
Melalui pelatihan ini, peserta diharapkan mampu membuat bank data yang lebih rapi, terstruktur, mudah diakses, serta dapat digunakan secara berkelanjutan untuk mendukung administrasi organisasi.
Acara diawali dengan pembukaan oleh MC, kemudian dilanjutkan dengan sambutan dari perwakilan UBSI, Agus Priadi. Dalam sambutannya, ia menyampaikan bahwa kegiatan pengabdian masyarakat ini merupakan bentuk kontribusi kampus dalam mendukung peningkatan literasi digital masyarakat.
“Kelompok PKK memiliki peran penting dalam kegiatan pemberdayaan keluarga di lingkungan masyarakat. Karena itu, kemampuan mengelola data dan arsip secara digital menjadi kebutuhan yang semakin relevan agar administrasi organisasi bisa berjalan lebih tertib, efektif, dan mudah diakses,” ujar Agus, Sabtu (9/5).
Sambutan berikutnya disampaikan oleh perwakilan penggerak PKK, Dudung Ardiansyah. Ia menyambut baik pelatihan tersebut karena dinilai sesuai dengan kebutuhan pengurus PKK dalam mengelola dokumen kegiatan, data anggota, laporan, serta arsip organisasi.
Menurutnya, pengelolaan dokumen secara digital dapat membantu pengurus PKK bekerja lebih praktis, terutama ketika harus mencari kembali dokumen lama atau menyusun laporan kegiatan.
Materi pelatihan disampaikan oleh Handini Widyastuti selaku tutor. Dalam pemaparannya, peserta diperkenalkan dengan konsep bank data digital, manfaat Google Drive, serta pentingnya pengelolaan arsip berbasis cloud untuk mendukung pekerjaan administrasi.
Peserta juga mendapatkan penjelasan mengenai cara membuat folder, mengunggah dokumen, mengelompokkan file berdasarkan jenis kegiatan, membuat standar penamaan file, membagikan tautan, hingga mengatur hak akses dokumen.
Selama kegiatan berlangsung, peserta tampak antusias mengikuti penjelasan dan praktik langsung. Mereka tidak hanya menerima materi secara teori, tetapi juga diajak membuat struktur folder bank data PKK menggunakan Google Drive. Struktur folder yang dikenalkan meliputi data anggota, arsip surat, laporan kegiatan, dokumentasi kegiatan, posyandu, pengajian, santunan, serta evaluasi dan koordinasi.
Praktik ini diharapkan dapat membantu PKK RW 01 Kelurahan Cibubur dalam menyimpan dan mengelola dokumen secara lebih efektif. Dengan sistem yang rapi, pengurus tidak perlu lagi mencari dokumen secara manual satu per satu ketika dibutuhkan.
Selain praktik teknis, peserta juga diberikan pemahaman mengenai pentingnya keamanan data digital. Pengaturan hak akses menjadi salah satu materi penting karena dokumen organisasi dapat berisi data anggota, data keluarga, serta dokumen internal yang perlu dikelola secara hati-hati.
Dengan memahami perbedaan akses sebagai viewer, commenter, dan editor, peserta diharapkan dapat membagikan dokumen secara lebih aman sesuai kebutuhan organisasi. Jadi, tidak semua orang bisa asal ubah file. Karena dalam administrasi, satu klik yang keliru bisa bikin rapat mendadak panjang.
Setelah sesi materi dan praktik selesai, kegiatan dilanjutkan dengan pengisian kuesioner oleh peserta. Kuesioner ini digunakan untuk mengetahui tingkat pemahaman, manfaat pelatihan, serta masukan terhadap pelaksanaan kegiatan. Hasil evaluasi tersebut diharapkan menjadi bahan perbaikan untuk kegiatan pengabdian masyarakat berikutnya.
Melalui pelatihan ini, UBSI berharap Kelompok PKK RW 01 Kelurahan Cibubur semakin siap memanfaatkan teknologi digital dalam mendukung pengelolaan administrasi, dokumentasi kegiatan, serta pelaporan organisasi secara lebih tertib dan berkelanjutan.
Karena pada akhirnya, digitalisasi bukan hanya milik perusahaan besar atau anak muda yang akrab dengan gawai. Ia juga bisa hadir di tengah kegiatan warga, membantu pekerjaan organisasi, dan membuat pengabdian kecil di lingkungan menjadi lebih tertata.
