BSINews, Bogor — Dalam upaya mendukung transformasi digital pengelolaan dokumen perusahaan, PT Andalan Fluid Sistem secara resmi mengimplementasikan Sistem Approval dan Monitoring Agreement yang dikembangkan oleh Ridwan, mahasiswa Program Studi Sistem Informasi Universitas Bina Sarana Informatika (UBSI) sebagai Kampus Digital Kreatif, pada Jumat (3/7) . Di PT Andalan Fluid Sistem.
PT Andalan Fluid Sistem Terapkan Sistem Digital untuk Persetujuan dan Pemantauan Perjanjian
Sistem berbasis website ini dirancang untuk menggantikan proses pengajuan, persetujuan, dan pemantauan dokumen perjanjian yang sebelumnya masih dilakukan secara manual menggunakan Microsoft Excel dan pengarsipan fisik. Aplikasi ini mengotomatisasi alur persetujuan dokumen secara berjenjang, menyediakan pemantauan dokumen secara terpusat, serta dilengkapi fitur pengingat otomatis 30 hari sebelum masa berlaku kontrak berakhir (H-30).
Sebelum sistem diterapkan, proses pengajuan dan persetujuan dokumen masih dilakukan secara manual dan berpindah dari satu meja ke meja lainnya. Arsip perjanjian tersimpan dalam bentuk dokumen fisik dan file Excel yang tersebar di berbagai cabang, sehingga menyulitkan pemantauan secara real-time dan meningkatkan risiko terlewatnya masa berlaku kontrak.
Melalui sistem yang baru, seluruh proses pengajuan, peninjauan, hingga pengesahan dokumen kini dilakukan dalam satu alur kerja digital yang terpusat. Seluruh dokumen dan riwayat proses tersimpan dalam basis data MySQL sehingga dapat ditelusuri kapan saja, sementara notifikasi otomatis membantu perusahaan melakukan antisipasi sebelum kontrak berakhir.
Sistem ini menerapkan empat tahapan persetujuan berjenjang. Pada tahap pertama, staf menyusun draf awal pengajuan perjanjian dan mengunggah dokumen pendukung ke dalam sistem. Selanjutnya, Manager Operasional dan Manager Departemen melakukan peninjauan terhadap kelengkapan dan kesesuaian dokumen sebelum diteruskan ke tahap berikutnya.
Pada tahap ketiga, tim HO Legal melakukan verifikasi terhadap aspek hukum dan memastikan seluruh klausul perjanjian telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Tahap terakhir dilakukan oleh Direktur yang memberikan pengesahan final sebelum dokumen diunggah sebagai arsip dan status pengajuan dinyatakan selesai.
Aplikasi ini dibangun menggunakan teknologi Python, Django, MySQL, HTML, CSS, JavaScript, dan Bootstrap, serta dikembangkan menggunakan metode Extreme Programming (XP) yang menekankan komunikasi aktif dengan pengguna dan pengembangan sistem secara bertahap.
Tim pengembang Ridwan menjelaskan, bahwa sistem ini dirancang untuk menjawab berbagai kendala yang selama ini dihadapi perusahaan dalam pengelolaan dokumen perjanjian.
“Selama ini dokumen perjanjian kami tersebar di banyak file Excel dan tumpukan berkas fisik di setiap cabang. Yang paling terasa adalah tidak adanya pengingat sebelum kontrak habis. Begitu sistem ini berjalan, tim bisa memantau status setiap perjanjian dari satu dashboard saja dan mendapat notifikasi 30 hari sebelum jatuh tempo,” ujarnya dalam keterangan rilis yang diterima di Bogor Jum’at (3/7).
Baca Juga : Universitas BSI Kampus Sukabumi Terapkan Sistem Tanda Tangan Digital, Percepat Proses Administrasi Skripsi
Penelitian ini merupakan bagian dari skripsi berjudul “Implementasi Sistem Approval dan Monitoring Agreement Menggunakan Python di PT Andalan Fluid Sistem” yang disusun oleh Ridwan, mahasiswa Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknik dan Informatika, UBSI kampus Bogor.
Implementasi sistem ini menjadi bukti bahwa hasil penelitian mahasiswa tidak hanya memberikan kontribusi akademik, tetapi juga mampu menghadirkan solusi nyata bagi dunia industri melalui pemanfaatan teknologi informasi.
Sebagai Kampus Digital Kreatif, UBSI terus mendorong lahirnya inovasi teknologi yang berdampak bagi dunia usaha dan industri, sekaligus memperkuat peran perguruan tinggi sebagai mitra strategis dalam mendukung transformasi digital di berbagai sektor. (Safika)
